Publicité et relations publiques du conseil

Index des termes

Index des termes utilisés en publicité et relations publiques

Message
On appelle message toute information destinée à rejoindre un public clé ou ciblé.

Index des médias
Une liste des médias est constituée des journaux, revues, stations de radio et de télévision de votre région. Les activités de votre conseil comptant parmi vos relations publiques doivent être communiquées à ces services médiatiques.

Public clé ou ciblé
Le public clé ou ciblé comprend les groupes de personnes à qui on veut adresser d’abord son message et qui peut comprendre des familles, des jeunes, etc.

Communiqué de presse
On appelle communiqué de presse ou toute annonce dactylographiée présentant une activité ou un programme qui vaut la peine d’être publié et qui est communiqué aux médias de publication (journaux et revues) ou de diffusion (radio et télévision).

Communiqué photographique
Un communiqué par photo comprend une photo et une légende dactylographiée qui en fait une courte description pour distribution aux imprimés.

Alerte média
On entend par alerte média un préavis d’annonce dactylographié d’un événement à venir en en indiquant les divers détails: participants, objet, endroit, date et heure et l’objectif et ce, pour distribution aux médias de publication et de diffusion en les incitant de participer.

Communiqué ou bulletin d’intérêt public
Une annonce de service public (ASP) se présente sous forme de texte dactylographié, de bande audio ou vidéo ou de diapositives pour distribution aux journaux et aux stations de radio ou de télévision, afin de prévenir d’une activité ou d’un événement de service communautaire.

Article de fond
Un article de fond présente une vision plus large qu’un communiqué de nouvelles et comprend souvent une résonnance humaine. Il est distribué tant aux médias de publication que de diffusion.

Accès au service de câblodistribution local
Plusieurs services locaux de distribution par câble rendent accessibles à des organismes communautaires locaux ou à des individus des créneaux de programmation locale. L’accès à  ces services représente de bonnes occasions de faire de la publicité.

Porte-parole auprès de médias
Le porte-parole auprès de médias est le membre du conseil désigné pour communiquer avec les médias et leur transmettre des citations et aussi pour préparer les programmes de relations publiques.

Mention médiatique
Par mention médiatique, on entend tout article ou toute mention d’une activité ou d’un programme du conseil parus dans un journal ou une revue, à la radio ou la télévision, que la mention ait été une demande du conseil, ou encore une initiative des médias eux-mêmes.

Comment repérer un bon reportage

Comment repérer un bon reportage

L’information transmise aux rédacteurs et aux diffuseurs doit présenter des activités locales, courantes et doit intéresser les lecteurs ou les auditeurs et téléspectateurs. Ci-dessous, une liste d’activités qui pourraient intéresser les médias. Il y en a sûrement d’autres qui concernent votre conseil et votre milieu en particulier.

• Prix que des membres de votre conseil ont mérités et d’autres que le conseil a conférés.
• Nombre de nouveaux membres accueillis au cours d’une campagne de recrutement.
• Nouveaux administrateurs élus au conseil
• Championnat du  lancer libre au basket-ball et Défi soccer
• Programmes pour personnes âgées
• Remboursement à l’appui du programme des vocations (RSVP)
• Activités de collecte de fonds pour personnes atteintes de déficiences intellectuelles ou physiques
• Organisation de formations en réanimation cardio-pulmonaire (RCP) ou autres activités reliées à la santé
• Rénovations inhabituelles ou importantes d’églises
• Programmes de prêts étudiants, gagnants de bourses d’études
• Autres activités communautaires ou de cueillettes de fonds
• Soutien offert par les Chevaliers de Colomb à la suite de catastrophes naturelles
• Assistance concrète aux familles victimes de désastres, de pertes personnelles ou de maladies
• Prix accordés à la Famille de l’année et au Chevalier de l’année
• Données pertinentes tirées du Rapport annuel d’activités fraternelles
• Contributions financières offertes à des agences communautaires
• Anniversaires importants ou autres événements s’y rapportant
• Tout ce qu’il y a de « super », ou presque: de plus grand, de plus petit, de plus récent, de plus nouveau, etc.

L’accroche nouvelle

Créer des points de nouvelles propres à intéresser les médias n’est pas toujours facile. Évidemment, il faut trouver le moment opportun, mais aussi fonder la nouvelle sur un aspect ou une activité qui intéressent les médias et le grand public — pratique qu’on appelle trouver l’« accroche nouvelle ».

Pour vous aider à planifier, établir et garder à jour un agenda « d’activités prioritaires »: un index chronologique d’initiatives et d’activités à prévoir et qui pourraient servir d’accroches nouvelles.

Accroches nouvelles qui pourraient servir aux Chevaliers de Colomb

• Annoncer l’élection des nouveaux administrateurs du conseil
• Gagnants du Championnat du lancer franc et du Défi soccer sur les plans des conseils, du district de la province et de l’Ordre
• Fonds recueillis au profit de la communauté grâce aux campagnes de collecte de fonds du conseil, en donnant des exemples d’œuvres et de causes bénéficiaires.
• Comment les personnes âgées sont avantagées par les programmes de l’Ordre, avec des exemples d’une ou deux personnes;
• L’engagement du plus âgé et du plus jeune parmi les Chevaliers;
• Une activité de service communautaire notant le nombre de bénévoles et le nombre d’heures d’engagement que l’activité a exigés;
• Résultats du rapport des activités fraternelles annuel

Non seulement ces résultats pourraient se traduire en d’intéressantes nouvelles, mais également en une occasion de photoreportage ou d’article de fond. Par exemple, envoyer une photo croquée sur le vif durant le Championnat du lancer libre ou assister les médias à préparer un article de fond sur une personne aînée qui a reçu de l’aide, grâce à un programme des Chevaliers de Colomb. Assurez-vous que vos photos soient de qualité professionnelle — une image nette et claire présentant un bon contraste et un sujet qui attire l’attention.

Faites marcher votre imagination, et n’ayez pas peur de demander à vos contacts dans les médias de vous conseiller. En effet, vous découvrirez que, dans la plupart des cas, ils se montreront empressés de vous aider. Ils sont aussi avides de trouver un article de choix que vous êtes avides de vous faire accorder de l’espace.

Les rouages de la publicité

Les rouages de la publicité et des relations publiques

Les médias de publication et les médias de diffusion

Les entreprises médiatiques sont réparties en deux grandes catégories: la publication écrite et la diffusion électronique. Il faut cibler les deux pour faire passer des nouvelles de ses activités.

Les médias de publication

• Par journaux, on entend les quotidiens, les hebdomadaires et les publications communautaires, qu’elles proviennent de la communauté en général, du diocèse, de groupes ethniques. Comptent parmi celles-ci les bulletins distribués par le conseil ou l’état.
• Les revues comprennent les publications de l’état et des communautés, les publications d’entreprises et d’organismes divers, ainsi que des publications d’intérêts général ou particulier, telles que les revues de sports ou de jeunes, sans oublier Columbia.
• Les bulletins comprennent les publications des conseils et d’organismes divers: regroupements d’aînés, chambres de commerce, clubs sociaux, ainsi que des parutions provenant des bibliothèques et des écoles.

Les médias de diffusion

• La radio diffuse sur bandes d’émission AM ou FM et au moyen de stations en ligne et présente des bulletins de nouvelles, des journaux parlés ou des émissions de variétés.
• La télévision est répartie en stations en réseaux, indépendantes et locales (et leurs sites Internet).
• La câblodistribution se fait par des stations particulières comprenant des émissions d’origine locale. Toutes les compagnies de câblodistribution n’offrent pas de programmation locale, il faut consulter le programme des émissions ou téléphoner à la station de câblodistribution locale.

Repérage des marchés à cibler

• Pour réussir un programme de publicité ou de relations publiques, il faut absolument savoir trouver les bonnes personnes et leur présenter le bon message. À qui au juste faire parvenir tel message? Tentez-vous de communiquer votre message aux familles, aux jeunes, aux chefs de votre région, aux gens d’affaires ou au grand public?
• Au fur et à mesure que s’organise votre trousse médiatique, vous pouvez assortir vos auditoires cibles aux médias appropriés. Les médias peuvent vous informer des types de publics qu’ils intéressent.
• Par exemple, si une activité planifiée par votre conseil se déroule à Gatineau, c’est le Droit qu’il faut prévenir et non Le Journal de Montréal.

Copies

Votre communiqué de presse doit être photocopié clairement sur en-tête des Chevaliers de Colomb. Assurez-vous que les copies soient bien lisibles et sans taches.

Distribution

La distribution des communiqués de nouvelles ou des articles de fond exige de s’attarder à divers aspects de la tâche.

Distribution en main propre

Si vous habitez dans une petite communauté, vous préférerez peut-être distribuer vos communiqués en main propre, donnant à votre démarche un caractère plus personnel.

Par télécopieur ou courriel

La plupart des journalistes ont des préférences quand il s’agit de recevoir leurs communiqués. Tel journaliste peut avoir une adresse courriel, mais préfère beaucoup mieux recevoir par télécopieur ou autre « feuille imprimée » un communiqué dont le moment de publication est précisé.

Par la poste

Si vous postez vos communiqués, envoyez-les par courrier de première classe et adressez-les à une personne en particulier. Communiquez avec la direction pour obtenir le nom de la personne à qui vous devriez envoyer votre communiqué.

Par télégramme

Certains services professionnels se spécialisent dans la distribution de communiqués par dépêche télégraphique aux salles de nouvelles des médias. Si vous avez une activité qui doit paraître à un moment précis ou qui est particulièrement importante, et dont la portée dépasse les frontières de votre propre communauté, ce moyen peut vous être précieux.

Bien choisir son moment

Pour réussir, la publicité doit se faire à point nommé. En effet, le succès ou l’échec d’une activité importante dépend souvent de la publicité qui lui est accordée. Votre conseil devrait avoir recours à la publicité pour deux raisons principales: (1) pour annoncer des activités en vue d’assurer que tous les membres ou le plus grand nombre de personnes y participent, et (2) pour informer tant les membres que le public des réalisations du conseil et de l’Ordre.

La couverture que vous obtiendrez pour vos activités dépendra souvent du moment choisi pour faire parvenir vos communiqués aux médias. Il serait plus opportun de planifier vos communiqués pour qu’ils parviennent aux médias au moins deux semaines avant l’activité ou l’événement et assurer un suivi par téléphone quelque temps un peu plus tard.

Quant aux communiqués rapportant le recrutement de nouveaux membres ou l’élection de nouveaux administrateurs, les résultats d’une campagne de souscription ou autres activités,  planifiez de faire parvenir votre communiqué aussitôt que possible et pas plus que quelques jours qui suivent l’activité ou l’événement. Personne ne s’intéresse aux vieilles nouvelles.

Votre crédibilité comme source de renseignements se verra diminuer si vous envoyez des invitations à la dernière minute ou des annonces une fois que le programme ou l’activité a eu lieu. D’ailleurs, vous n’en aurez aucune couverture. Accordez-vous le temps qu’il faut pour préparer et distribuer vos envois.

Créer et garder à jour les listes des médias

Une liste à jour et exacte constitue un élément clé en matière de relations publiques. Afin de créer une telle liste, vous pouvez consulter l’annuaire du téléphone de votre région où figure la liste de tous les journaux, revues et stations de radios, de télévision et de câblodistribution. Vous pouvez également vous informer auprès des organisations professionnelles de communications sociales.

Ces derniers organismes disposent peut-être des bottins de médias de la région, ou peuvent vous proposer des compagnies qui vendent des listes de médias. Les bibliothèques municipales peuvent aussi disposer de bottins de ressources, tels que le Bacon’s Radio/TV/Newspaper/Magazine Directory ou The Gale Directory of Publications en Broadcast Media. Ne pas oublier d’ajouter à votre liste les bulletins des paroisses et des états de l’Ordre, ainsi que les journaux diocésains.

Pour la plupart des journaux, c’est la rédaction du cahier municipal ou encore du cahier de religion qu’il faudra contacter. Pour les stations de télévision, de radio ou des câblodistributeurs, c’est le responsable des nouvelles ou des activités sociales. Toutefois, les annonces de service public doivent parvenir au directeur des services publics. La meilleure façon de connaître quelle personne s’avère la plus utile à contacter, c’est de téléphoner et demander: « Qui serait le plus intéressé à recevoir un communiqué de presse sur (nommer l’objet)? » Il est bon de rappeler que les communiqués concernant divers objets devront être envoyés à des personnes diverses de la même maison. En téléphonant à une maison de communication pour obtenir le nom d’une personne-ressource, vous pouvez aussi demander à qui s’adresse surtout le journal, la revue ou la station de diffusion.

Il vous faut être courant des dernières limites de médias figurant sur votre liste, que ceux-ci vous fourniront avec plaisir. N’oubliez pas que même pour la même publication, différents services peuvent fonctionner selon des horaires différents. Bien noter la façon la plus utile de faire parvenir vos nouvelles à vos personnes-ressources — télécopieur, poste de première classe, livraison en main propre ou courriel. Vous devriez planifier de mettre à jour votre liste tous les trois mois. Dans le monde des médias, les gens se déplacent beaucoup. Un coup de téléphone rapide suffit pour vérifier si votre contact est toujours en poste.

Établir de bonnes relations avec les médias

Une fois élaborée votre liste des médias, la prochaine étape consistera à établir des relations personnelles avec vos nouveaux contacts. Engagez des conversations courtes et condensées, notamment quand il s’agit des journaux et des stations de télévision des grandes villes. Ne jamais oublier les trois directives de base suivantes lors de communications avec « la bonne personne » au téléphone:

Identifiez-vous et nommez votre organisme et citez le motif de votre appel (entrée en matière qui vous présente vous et votre rôle comme représentant des relations publiques des Chevaliers de Colomb).

Rédacteurs et diffuseurs sont pressés par des dates et des heures limites, c’est pourquoi il faut toujours s’informer si l’appel vient à un bon moment. Sinon, demander quand il est préférable de rappeler.

Une fois votre contact en ligne, vous pouvez lui parler au téléphone ou fixer un meilleur moment de le rencontrer pour échanger sur les activités de votre conseil et déterminer quel genre de renseignements pourrait être utile à votre contact.

Montrez toujours que vous êtes reconnaissant du temps qu’il vous accorde. Une fois établie une relation de base avec votre contact, continuez de le contacter de temps à autre. Par ailleurs, ne l’ennuyez pas, car rédacteurs et diffuseurs sont des gens occupés. Surtout évitez de demander s’ils publieront votre article.

N’oubliez pas non plus que votre article rivalise avec plusieurs autres pour un espace limité et que vous ne réussirez pas toujours à vous faire publier. Les médias ne sont nullement tenus de publier vos nouvelles.

Exiger leur appui compromettra vos relations.

De temps à autre, envoyez une note à vos contacts les remerciant de l’appui qu’ils ont accordé à votre conseil.

Conseils pratiques pour la publicité

Conseils pratiques pour la publicité et les relations publiques

Directives concernant les documents écrits

Même si vos renseignements sont justes, il faut que vous vous conformiez à quelques règles de rédaction sans quoi vous risqueriez que les médias vous laissent tomber. Les articles écrits qui exigent le moins d’effort possible de la part du rédacteur ont de meilleures chances d’être publiées. Quand vous envoyez des documents écrits (y compris des communiqués de presse, des photos à publier ou une alerte média) à un rédacteur ou un diffuseur, assurez-vous de fournir les éléments suivants:

• Rappelez-vous que l’apparence de tout communiqué de presse ou d’autre correspondance reflète votre propre professionnalisme et celui des Chevaliers de Colomb.
• Maintenez vos informations aussi brèves et concises que possible.
• Dactylographiez vos communiqués à double interligne sur papier 81/2 x 11 à l’entête des Chevaliers de Colomb, si possible, en n’utilisant qu’un côté de la feuille.
• Laissez des marges d’au moins un 1 po. aux deux bouts de communiqué, faisant de la place pour l’édition et les notes.
• En haut à droite de la première page du communiqué, indiquez le nom du contact chez les Chevaliers de Colomb, ainsi que son titre et son numéro de téléphone. S’il n’y a pas d’entête, ajoutez au même endroit le nom et l’adresse du conseil.
• Avant le premier paragraphe, indiquez la ville et la province (LE TOUT EN MAJUSCULES) d’où provient l’information, ainsi que la date de la mise à la poste.
• Si votre article prend plus qu’une page, utilisez le sigle « - suite - » au bas de chaque page, sauf la dernière. Distinguez la deuxième et les autres pages en les numérotant et en notant l’objet de l’envoi pour faciliter la mise en ordre des pages au cas où elles s’égareraient.
• Ayez recours au symbole « ### » en le centrant seul sur une ligne après le dernier paragraphe, afin de signaler la fin du communiqué.
• Il faudrait mettre une description standardisée des Chevaliers de Colomb et de leur mission dans chaque communiqué.
• Aux fins de consultation ultérieure, conservez des copies de toutes les informations expédiées.
• Distribuez vos envois soit en main propre, par télécopieur, courriel ou poste de première classe. Selon l’urgence, et en tenant compte des dates et des heures de tombée, tous les moyens sont à considérer dans votre planification de distribution.

Directives concernant les communiqués de presse (à suivre tant pour les imprimés que pour les médias

• Donnez à votre communiqué une manchette au titre court et accrocheur.
• Donnez votre objectif ou votre but principal de votre communiqué et prenez-le comme entrée en matière de votre premier paragraphe, et dans un style qui attirera et retiendra l’attention du rédacteur.
• Assurez-vous que votre communiqué répondra à six questions importantes par rapport à votre sujet: Quelles personnes sont concernées? De quoi s’agit-il? Où l’activité se déroule-t-elle? Quand aura-t-elle lieu? Comment se déroulera-t-elle? Pourquoi a-t-elle lieu?
• En rédigeant votre communiqué, placez toujours vos renseignements les plus importants en premier. Organisez vos renseignements dans l’ordre d’importance descendant, plaçant les faits les moins importants en dernier. Alors, si les médias raccourcissent le communiqué, les renseignements les plus importants seront sauvegardés, puisque, la plupart du temps, on élimine par la fin.
• Assurez-vous que noms, chiffres, citations et autres faits sont bien exacts et aussi que vos citations sont attribuées à la personne qui les a prononcées, en donnant son nom et son titre.
• Restez-en aux faits; évitez les opinions, sauf en ce qui concerne les citations.
• Obtenez toujours au préalable le consentement de publication, oral ou écrit, de chacune des personnes que vous nommez ou citez dans votre communiqué.
• Voyez à ce que vos communiqués soient brefs et précis. Le communiqué de presse se doit d’être centré, ne présentant qu’une question à la fois.
• Faites suivre par téléphone pour vous assurer que votre communiqué s’est bien rendu. Soyez disposé à en envoyer une autre copie si le rédacteur s’intéresse à votre article, mais qu’il n’arrive pas à le retrouver ou ne se souvient pas de l’avoir reçu.

Directives concernant les communiqués photographiques

• Aux journaux, envoyez des photos en noir et blanc sur papier brillant, 4 po x 5 po ou 5 po x 7 po. Notez que la revue Columbia préfère les photos couleur.
• En faisant le cliché, assurez-vous que l’arrière-plan soit simple et dépouillé.
• Autant que possible, placez des gens dans votre cliché. Puisque vos sujets représenteront les Chevaliers de Colomb, assurez-vous qu’ils ont l’air propres et détendus, sans faux-semblant. Aussi faites en sorte qu’il y ait quelques objets identifiant l’Ordre... bannières de conseils, chandails ou vestons, chapeaux, etc.
• Essayez de trouver un sujet qui met en évidence un fait se rapportant à votre photo. Par exemple, au lieu d’envoyer le cliché d’un Chevalier qui remet un chèque à un administrateur d’hôpital, présentez une photo qui démontre ce à quoi sert le don, comme celle d’un patient qui a recours à un des appareils.
• Obtenez le consentement écrit de chaque personne apparaissant sur la photo. Il est utile d’avoir sur place un formulaire de consentement.
• Accompagnez toujours chaque photo d’une légende dactylographiée identifiant, de gauche à droite, toutes les personnes qui y apparaissent, une fois bien vérifiés leurs noms et titres. Utilisez une page 81/2 x 11. Dactylographiez la légende sur la partie inférieure et collez la photo sur la partie supérieure.
• Il ne faut jamais écrire sur le devant ou le verso de la photo, ou y agrafer une légende ou un communiqué.
• Envoyez des photos aux journaux imprimés seulement. Exception: certaines stations de télé ont parfois recours à une photo comme toile de fond pendant qu’un annonceur lit la nouvelle.
• Donner suite par téléphone pour vous assurer que votre photo s’est rendue et pour vous informer si elle servira.
• Ne demandez pas aux médias de retourner les photos. Faites suffisamment de copies pour en conserver une dans vos archives.

Note: Si vous avez accès à cette technologie récente, tant les imprimés que les médias électroniques peuvent maintenant utiliser des photos reçues par courriel. Vérifier auprès de vos contacts pour voir s’ils souhaitent procéder de cette façon.

Directives concernant les alertes médias (valables tant pour les imprimés que pour les médias électr

• Ayez recours aux alertes médias pour annoncer une activité à venir et inciter les médias à participer.
• Faites imprimer  « alerte média » au haut de la page.
• Donnez-lui un titre bref et accrocheur propre à attirer l’attention des médias.
• Limitez vos alerte médias à une seule page — plus c’est court, mieux c’est.
• Listez bien les détails suivants: quelles personnes sont concernées; de quoi il s’agit; où l’activité se déroulera; quand elle aura lieu. Précisez aux médias LES RAISONS pour lesquelles ils devraient couvrir votre activité.
• Faites suivre par téléphone pour vous assurer que votre communiqué s’est bien rendu et pour vous informer si le rédacteur ou le diffuseur prévoit couvrir votre activité.

Directives concernant les articles de fond

• Contrairement aux articles traitant d’« information-choc » et rapportant d’habitude des données concrètes (noms, chiffres, activités précises, etc.), les articles de fond se concentrent plutôt sur des aspects d’intérêt humain, tels que des personnalités et des relations entre les gens.
• Un article de fond, par exemple, traite de personnalités ou de l’histoire des Chevaliers de Colomb ou des  programmes de l’Ordre.
• La plupart du temps, un article (ou une émission) de fond est rédigé ou produit par les médias eux-mêmes. Il vous faut intéresser les médias à en publier.
• Afin de « mousser » une occasion de passer un article de fond ou d’en prévenir les médias, vous devriez en rédiger un résumé et appeler un journal ou une station en particulier pour échanger avec eux sur votre projet.
• À la suite de votre conversation, envoyez une lettre et annexez un résumé.
• Un article est habituellement publié « en exclusivité », c'est-à-dire que vous l’offrez à un seul média, et ce, contrairement aux communiqués de presse, reportages photo et annonces d’intérêt public qui devraient parvenir à tous les médias en même temps. Si le premier média ne l’accepte pas, alors vous pouvez l’offrir à un autre, et ainsi de suite. Ne tentez pas d’intéresser plus d’un média à la fois à votre article de fond.

Directives concernant les messages d’intérêt public

• Ayez recours à un message d’intérêt public pour annoncer des activités communautaires parrainées par les Chevaliers de Colomb auxquelles est invité le grand public (par exemple, le Championnat du lancer libre ou le lancement d’une campagne de collecte de fonds). Les activités de collecte de fonds pour les démunis, les œuvres communautaires importantes et autres activités particulières mériteraient d’être annoncées comme services publics.
• Pour ce qui est de la radio, communiquez avec les directeurs du service public des stations afin de vous informer du format de leurs messages d’intérêt public. La plupart ont recours aux messages publicitaires de 30 secondes, par ailleurs, d’autres se rendent jusqu’à 60 secondes. Vous avez deux options: rédiger votre annonce pour qu’elle soit de 30 ou 60 secondes à la lecture à voix haute que vous en faites; ou vous pouvez l’enregistrer vous-même et la distribuer aux stations de radio. Informez-vous auprès des stations du format qu’elles préfèrent.
• Quant à la télévision, communiquez avec les directeurs du service public des stations afin d’obtenir leurs stipulations, y compris la durée et le recours aux visuels. On entend par « visuel » soit une diapositive ou une courte bande vidéo. Vous pouvez faire parvenir les visuels en les annexant à votre texte ou les faire enregistrer par une compagnie professionnelle. Bien que vos visuels puissent ne pas être haut de gamme, ils se doivent d’être clairs, intéressants et professionnels.
• Il est important que, accompagnant l’enregistrement, il y ait une lettre de présentation expliquant en quoi le document touche les auditeurs locaux.
• Quel que soit le format que vous utilisiez pour la radio ou la télévision, il faut toujours mettre une copie imprimée du message (écrite en LETTRES MAJUSCULES, à double interligne, en précisant la longueur du message). Titrer au haut de la page: « Message d’intérêt public »
• En rédigeant votre message d’intérêt public, rappelez-vous que votre texte sera lu à voix haute. Lisez-le vous-même à voix haute afin de vous rendre compte de son rendement.
• Soyez bien sûr que votre message est envoyé au directeur du service public de chaque station de radio ou de télévision.
• Faites suivre votre envoi en téléphonant pour vous assurer que le message s’est bien rendu et qu’il convient pour la diffusion.
• Si vous produisez votre propre bulletin, il n’a pas à être haut de gamme, mais il doit se conformer aux normes de mise en ondes. Le bulletin devrait être capté par un caméraman professionnel. Vous pouvez trouver une compagnie de production en consultant les pages jaunes de votre annuaire de téléphone. Le recours à une vidéo maison ne conviendrait pas.
• À l’occasion, le Conseil suprême produit des bulletins de service public pour la radio et la télévision que les conseils peuvent obtenir sans frais pour alimenter les médias locaux. Les conseils peuvent obtenir plus de temps d’antenne pour un bulletin en téléphonant aux directeurs du service public des stations locales afin de les encourager à diffuser le bulletin, en insistant sur l’importance du message pour la communauté.

Le bulletin du conseil et le site Internet

Le bulletin du conseil

Le bulletin du conseil obtient la participation des membres aux activités fraternelles et stimule de l’intérêt pour les Chevaliers de Colomb.

Il faudrait nommer un rédacteur du bulletin. Celui-ci devrait avoir un sens aiguisé de l’organisation et de l’administration, ainsi qu’un don pour la nouvelle. Ses tâches l’amènent, entre autres, à contacter les administrateurs du conseil et les responsables des divers comités afin que ceux-ci fournissent des sujets d’intérêt, à solliciter des annonces, rédiger des éditoriaux, et voir à la mise en page de la publication.

Suivez les mêmes directives que ci-dessus pour les photos, les articles de fond et les communiqués de presse pour organiser la publication du bulletin de votre conseil. Envoyez un exemplaire de votre bulletin aux Services fraternels du Conseil suprême, au 1 Columbus Plaza, New Haven CT, USA 06510-3326.

Ci-dessous, quelques suggestions de contenu correct

• Articles de fond et communiqués de presse présentés aux revues et aux journaux locaux. Si un article vaut pour le grand public, il devrait certes intéresser les membres du conseil.
• Les annonces d’activités planifiées et des avis particuliers concernant les affaires du conseil, telles que la cotisation, l’élection des administrateurs, etc.
• Un article régulier rédigé par le grand Chevalier pour mettre en relief des nouvelles importantes et féliciter les membres pour leurs succès remarquables.
• Informer les membres de communiqués reçus du secrétariat du Conseil suprême, tels que l’annonce d’un film produit par les Chevaliers de Colomb qui passe à la télévision, ou encore des campagnes d’envois de lettres à nos gouvernants.
• Un article de l’aumônier traitant de sujets actuels.
• Les rapports de chaque directeur de programme de services concernant les activités prévues.
• Extraits de discours des dignitaires de passage.
• Un calendrier d’activités à venir pour consultation facile.
• Les anniversaires de naissance et de mariage, les décès, les félicitations, etc.
• Des incitatifs pour la campagne de recrutement.
• Un article sur l’assurance des Chevaliers de Colomb rédigé par le conseiller fraternel du conseil ou l’agent général.
• Avis d’initiations aux premier, deuxième et troisième degrés.
• Reproduction d’articles tirés de L’Accolade et donnant des nouvelles ou des idées de programmation pouvant intéresser l’ensemble des membres.

La forme que prendra le bulletin du conseil dépendra du budget et du nombre d’articles dont on dispose. Donnez à votre bulletin l’aspect le plus attrayant possible. La présentation typographique est aussi importante que la qualité des articles. Autant que possible, confiez à un artiste professionnel ou à un micro-éditeur de votre conseil le soin de la mise en page de votre bulletin. En planifiant la mise en pages, tenez compte des remarques suivantes:

• N’oubliez pas de mettre le numéro et l’emplacement du conseil bien en première page,
• Évitez de placer trop d’information sur la même page — ce qui rend la lecture difficile. Ne manquez pas de laisser beaucoup d’espace libre autour des articles et des maquettes.
• N’ayez pas recours à plus de deux types de caractères typographiques. Plusieurs types risquent de créer de la confusion.
• Photos et maquettes aident à attirer l’attention du lecteur. Vous pouvez faire appel au clipart des Chevaliers de Colomb aux fins d’ajouter des graphiques à votre bulletin. Le secteur clipart du site www.kofc.org contient des échantillons de divers emblèmes de l’Ordre; des maquettes se rapportant aux saisons, à la programmation, au recrutement et à la religion, ainsi que d’autres images. Assurez-vous que les photos et les maquettes ont un lien avec un des articles qu’elles accompagnent et que toute photo soit accompagnée par une légende claire.

Le site Internet du conseil

Plusieurs conseils se donnent des pages d’accueil sur Internet (World Wide Web / www.) qui sont facilement repérables et peuvent servir de modèles où votre conseil peut puiser tel quels ou modifier à ses propres fins. En fin de compte, vous trouverez, dans tous les manuels pratiques, des instructions sur la façon d’organiser votre propre page d’accueil. Le secteur « Pour les officiers » du site de l’Ordre présente un exemple de site Internet destiné aux conseils.

Comme dans toutes les situations de relations publiques, ne perdez pas de vue vos objectifs de communication fondamentaux et les intérêts de vos usagers ciblés. En plus de toute autre information que vous téléchargez sur votre site Internet, ne négligez pas de publier vos communiqués de presse et de les rendre accessibles directement de votre page d’accueil. Une fois votre site Internet créé, gardez-le à jour en y publiant des nouvelles fraîches et ne manquez pas de faire la promotion de votre site en faisant paraître l’adresse dans toutes vos autres pièces de relations publiques.

La publicité

Plusieurs conseils financent toutes leurs publications en accueillant des publicités triées sur le volet. Aux fins de la planification éditoriale et financière, obtenir des publicités d’un groupe choisi d’annonceurs qui déboursent un tarif forfaitaire en échange de faire publier une publicité dans chacune des parutions de votre bulletin s’avère plus efficace que de tenter de vendre des publicités à la pièce au cours de l’année. En sollicitant de la publicité pour votre bulletin, n’oubliez pas la résolution ci-dessous adoptée en 1985 par le conseil d’administration des Chevaliers de Colomb.

« ADOPTÉ, que le conseil d’administration confirme sa position selon laquelle les publications fraternelles (d’états, de chapitres, de conseils, d’assemblées ou de corporations) ne peuvent accepter de publicités et de bulletins de nouvelles directement ou indirectement associés à la vente ou à un service d’assurance vie ou d’assurance maladie, autres que les publicités et bulletins de nouvelles préconisant le programme d’assurance de l’Ordre, et que toute infraction à ce règlement par toute publication entraînera l’interdit d’utiliser par la suite le nom et l’emblème de l’Ordre dans lesdites publications.

Comment parler de personnes atteintes de déficiences intellectuelles

Comment parler de personnes atteintes de déficiences intellectuelles

Les Chevaliers de Colomb se dévouent beaucoup pour les personnes atteintes de déficiences intellectuelles. Du fait que le conseil s’efforce d’améliorer la situation sociale des personnes atteintes de déficiences intellectuelles, il serait peut-être utile de connaître certaines expressions concernant les personnes atteintes de déficiences intellectuelles. Les bulletins des conseils, les rapports des comités, les affiches et les dépliants, les communiqués de presse et même le langage de tous les jours gagneraient en précision et en délicatesse, quand il s’agit de personnes handicapées. Voici quelques expressions « À RETENIR » et d’autres « À ÉVITER ».

• À RETENIR: Parler de « personnes atteintes de déficiences intellectuelles » et non de « retardés ». Éviter de parler des gens en les étiquetant — laisser entendre qu’être atteint de déficiences intellectuelles n’est qu’une façon, entre autres, de décrire quelqu’un. De plus, toujours parler de la personne avant de mentionner sa déficience, d’où l’expression « personnes atteintes de déficiences intellectuelles ». 
• À ÉVITER: Parler des personnes atteintes de déficiences intellectuelles comme si on avait affaire à des enfants. Traiter en adultes, les personnes adultes atteintes de déficiences intellectuelles, tant dans la façon de leur adresser la parole que dans la façon de parler d’elles avec des tiers ou par écrit. Par exemple, un article de journal qui, en général, parlerait de quelqu’un en l’appelant « Pierre Robitaille », ne devrait pas appeler « Pierrot » une personne adulte atteinte de déficience intellectuelle, ni d’aucune manière la traiter en enfant.
• À ÉVITER: Les termes négatifs comme « victimes de », « souffrant de », « affligé de », « malheureusement », etc., en parlant de quelqu’un atteint de déficience intellectuelle. Dire quelqu’un en fauteuil roulant, plutôt que « infirme », ou « cloué à un fauteuil roulant ».
• À ÉVITER: Parler de maladie, en parlant de quelqu’un atteint de déficiences intellectuelles. Cette personne n’est pas « malade » et sa condition n’est pas contagieuse.

 Mais surtout, les gens atteints d’une déficience quelconque, qu’elle soit mentale, physique ou émotive, sont toujours des êtres humains. Que ce soit à l’oral ou à l’écrit, parler de ces individus avec le respect que mérite tout être humain. Se rappeler que la façon de parler de quelqu’un peut avoir une grande influence sur la manière dont les interlocuteurs perçoivent cette personne.

« Campagne pour les personnes atteintes de déficiences intellectuelles »

Parmi les programmes les plus populaires et les mieux réussis élaborés par les Chevaliers de Colomb tant au niveau des états que des conseils au profit des personnes atteintes de handicaps intellectuels on note la campagne de souscription au cours de laquelle des dons sont recueillis devant les commerces et au coin des rues. En guise de reconnaissance, les donateurs reçoivent une palette de chocolat, souvent sous forme de Tootsie Roll. À la suite de sa grande visibilité médiatique, ce programme se nomme Tootsie Roll Drive [Campagne Tootsie Roll].

On comprend le choix du sobriquet, mais il est trompeur.

Les Chevaliers de Colomb n’ont aucun rapport avec la compagnie Tootsie Roll. D’ailleurs, plusieurs conseils participent à une campagne du genre tout en distribuant d’autres produits. Toute référence faite à ce programme devrait mettre en relief le bien que fait les fonds recueillis, et non servir de publicité à un fabricant de chocolat. C’est pourquoi le titre Campagne pour les personnes atteintes de handicapés intellectuels serait préférable à Tootsie Roll Drive.

Autres occasions de publicité

Autres occasions de publicité et de relations publiques

Un habile responsable de relations publiques est toujours à la recherche de nouveaux moyens s de faire connaître et de promouvoir les activités de son conseil. En plus des médias habituels — bulletin du conseil, journal local, radio, télévision et Columbia — songer à faire appel aux sources de nouvelles suivantes:

• Les publications d’usines et d’industries locales. Souvent, les publications des employés des industries de votre localité s’intéressent aux nouvelles publiées par les associations dont les employés sont membres. Appelez les rédacteurs ou les rédactrices pour voir si de telles nouvelles ne les intéresseraient pas.
• Publicités extérieures. Chaque année, le commerce de la publicité extérieure offre gratuitement des espaces extérieurs, et ce, tant sur les plans national que local. Les groupes locaux peuvent obtenir de l’espace publicitaire en communiquant avec les responsables de ces compagnies de leurs localités afin de se renseigner à ce sujet. Vous pouvez ouvrir la page du site PagesJaunes.ca et rechercher les commerces qui s’occupent de publicité extérieure dans votre région.
• Les circulaires des commerces. Ces circulaires publicitaires, distribuées chaque semaine ou toutes les quinzaines, s’occupent surtout des épiceries grande surface et autres commerces au détail. En plus de la publicité, certaines contiennent quelques nouvelles.
• Publipostage. Au moyen de cartes postales, les conseils peuvent cibler un public et présenter un message clair et bref. Les cartes postales sont de bons aide-mémoire pour rappeler aux électeurs de voter et de se présenter à un référendum, pour faire valoir des candidatures; annoncer des kermesses, des soirées-bénéfices, des ventes de charité, des activités paroissiales ou scolaires.
• Affiches. Des affiches engageantes placées dans les fenêtres et les vitrines aident à conscientiser les gens à des activités spéciales. Mettre à contribution les artistes de talent de votre conseil ou embauchez un professionnel pour concevoir une affiche ou encore commandez des affiches préparées par le Conseil suprême. Toujours enlever les affiches dès que l’activité qu’elles annoncent est terminée. Ce faisant, vous profitez d’une occasion de remercier les gens qui ont affiché vos affiches et aussi de leur parler du succès de l’activité.
• Publicité dans des centres touristiques et les municipalités de congrès de villégiature. Dans plusieurs villes qui accueillent touristes et congressistes, la chambre de commerce publie et distribue, à l’intention des visiteurs, des dépliants où sont annoncées des activités d’intérêt public. Ces pièces sont laissées dans les hôtels et motels de la région.
• Feuilles volantes, babillards communautaires, hauts parleurs mobiles. Voilà autant de moyens populaires dans certaines municipalités, moins bien acceptés pour d’autres.  Sonder le terrain avant d’y avoir recours.

Annexe

Annexe: publicité et relations publiques des conseils

Afin d’aider votre conseil à perfectionner ses relations publiques et sa publicité, les liens ci-dessous vous mènent à des Exemples de communiqués de presse et autres documents, ainsi qu’à des instructions concernant l’utilisation de l’emblème de l’Ordre.

Liens menant à des Exemples de documents concernant la publicité et les relations publiques:

Communiqué relatif aux dons de charité

Communiqué relatif à l’élection de nouveaux officiers

Communiqué relatif au Championnat de lancer libre

Communiqué relatif au Concours de conscientisation à la toxicomanie

Communiqué relatif à Défi de soccer

Communiqué relatif au prix du Conseil étoile

Avis d’alerte média

Renonciation aux droits sur une photo

Renonciation à l’information sur une photo

Annonce de service public

Règlements et directives sur l’utilisation de l’emblème de l’Ordre

Règlements régissant l’utilisation de l’emblème de l’Ordre

Règlements régissant l’utilisation de l’emblème de l’Ordre

Conformément aux règlements établis par le conseil d’administration régissant l’utilisation du nom et de l’emblème, les règles suivantes s’appliquent:

a. Le nom ou l’emblème de l’Ordre, le nom de tout conseil d’état, chapitre ou assemblée, le numéro de tout conseil ou les termes conseil, chapitre ou assemblée ne pourront servir dans aucune publication, sans l’autorisation du conseil d’administration.

b. Ladite  publication indiquera clairement qu’il s’agit de l’organe d’un état ou d’un conseil, chapitre ou assemblée et non de l’Ordre dans son ensemble.

c. Ladite publication devra être la propriété de l’état ou de tout conseil, chapitre ou assemblée et tous revenus et déboursés à propos de ladite publication de tel document seront administrés comme toute autre somme de l’état ou de tous conseils, chapitres ou assemblées.

d. S’il s’agit d’une publication d’un conseil d’état, celle-ci sera publiée sous réserve du député d’état; d’une publication d’un conseil local sous réserve du député d’état et du grand Chevalier; d’un chapitre, sous réserve du député d’état ou du président du chapitre; d’une assemblée, sous réserve du maître et le fidèle navigateur; et ledit député d’état ou autres administrateurs seront responsables de tout contenu de ladite publication, y compris les publicités.

e. Tous frais à percevoir de l’état ou de conseils, chapitres ou assemblées relativement à la publication de tels imprimés sera en contravention aux règlements.

f. L’emblème de l’Ordre ou le nom de  « Chevaliers de Colomb » ne servira d’aucune façon en association avec aucun autre emblème, sauf le drapeau national ou l’emblème du pays, ou en rapport avec des noms ou titres autres le nom de l’état ou conseil ou autre unité de l’Ordre.

g. Un exemplaire de chaque numéro régulier ou spécial de la publication sera déposé dans les archives du secrétaire suprême.

h. Les dispositions prévues aux paragraphes 6, 7, 9, 10, 11, 18, 22 et 23 de l’article 162 des règlements de l’Ordre seront strictement observées; dont les portions applicables sont les suivantes:

6. Insubordination volontaire, mépris ou désobéissance  aux ordres légitimes des autorités supérieures;

7. Scandale, conduite ou pratique scandaleuse indignes d’un membre de cet Ordre;

9. Dire, écrire, publier ou imprimer des matières ou déclarations pouvant être jugées préjudiciables à l’harmonie et au bon ordre des Chevaliers de Colomb, ou  portant à créer la discorde ou la dissension parmi les membres ou à créer un scandale public, ou en être la cause.

10. L’envoi à des conseils locaux, conseils d’état, ou à leurs officiers ou membres ou délégués aux conseils d’état ou au Conseil suprême, de matières ou de déclarations, écrites ou imprimées tendant à diffamer ou à discréditer les officiers ou directeurs de l’Ordre ou les décisions, jugements ou actions d’administrateurs ou de directeurs de l’Ordre ou ses politiques, sans la permission du Conseil d’Administration.

11. L’utilisation du nom Chevaliers de Colomb ou son appartenance à l’Ordre en rapport avec un commerce, ou entreprise sociale ou autre, sans la permission du Bureau de direction.

18. L’utilisation déréglée du nom de l’Ordre ou sans permission d’une autorité représentant l’Ordre.

19.  Faire des déclarations fausses ou injustes ou diffamer un officier de l’Ordre relativement à sa fonction officielle;

22. Demandes d’assistance ou de contributions au sein de l’état, du district ou du territoire, sans le consentement et l’accord préalable de l’état ou du député du territoire; ou en dehors de l’état, du district ou du territoire, sans l’accord préalable du Conseil d’administration ;

23. Demande ou sollicitation, à titre de membre des Chevaliers de Colomb, d’aide, d’assistance ou d’appui en sa faveur ou pour soutenir des candidats proposés à des charges, au nom de tels candidats ou dans le but de faire élire de tels candidats, y compris les délégués aux conseils d’état ou au Conseil suprême, soit dans au sein de l’Ordre ou dans un autre organisme ou association. Tout membre qui, sciemment, permet ou consent à une telle demande ou une telle sollicitation, etc., sera, s’il est élu, inadmissible à la prise en charge de son mandat.

i. Aucun abonnement ni publicité ne sera sollicité en d’autres territoires que celui de la compétence de l’état, du conseil, chapitre, assemblée ou district dans lesquels la publication est distribuée.

j. Toute publication ou publicité d’ordre partisan de candidats à une charge publique ou à une charge au sein d’un autre organisme ou de l’Ordre sont interdites.

k. Toute publication de publicité de bière, de vin ou d’alcool ou d’établissements désignés comme commerces où de telles boissons sont en vente est interdite.

Les présents règlements sont en vigueur et s’appliquent à toute publication déjà existante ou qui pourrait exister à l’avenir.

Le nom « Chevaliers de Colomb » et l’emblème de l’Ordre font l’objet de la Loi fédérale sur la protection des marques de commerce, protection dont est investi le Conseil suprême.

Les images « Clip art », qu’elles soient imprimées sur support papier ou en format électronique, sont la propriété des Chevaliers de Colomb, et sont protégées en vertu de la Loi fédérale sur la protection des marques de commerce. Leur utilisation est soumise à la volonté du Conseil suprême.

Guide pour passer votre message publicitaire ou de relations publiques (2235 F)

Guide pour passer votre message publicitaire ou de relations publiques (2235 F)