Organiser des rencontres portes ouvertes

On peut profiter d’une rencontre portes ouvertes pour présenter, d’unseul coup, votre conseil et l’Ordre à un grand nombre de candidats éventuels. L’objectif majeur est ‘d’étaler votre marchandise’ ) les programmes de service volontaire, les activités fraternelles et sociales, les avantages offerts aux membres de l’Ordre ) que votre conseil et l’Ordre ont à offrir aux membres et à leurs familles.

• Nommez un comité pour organiser une rencontre portes ouvertes.

• Fixez le jour et l’heure de la rencontre. Annoncez l’événement dans les journaux locaux, à la radio, à la télévision communautaire et dans les bulletins d’église.

• Commandez une quantité suffisante de documents promotionnels au moins six semaines à l’avance.

• Créer une liste de candidats éventuels.

• Envoyez par la poste à ces candidats éventuels et leurs épouses une invitation à votre rencontre portes ouvertes.

• Faites un suivi par téléphone afin de confirmer la réception de l’invitation et de s’assurer de la disponibilité à assister à l’événement.

• Trois ou quatre jours précédant la rencontre, confirmer à nouveau tous les arrangements ) lieu, dépliants, vidéocassettes et équipement audio-visuel, programmes, etc.

• Préparez un étalage visuel ) album souvenir du conseil, récompenses, programmes, activités du conseil.

• Assignez à chaque candidat présent un membre qui l’accueillera et qui agira comme hôte pendant la rencontre.

• Planifiez votre programme:

  • un comité pour accueillir les invités;

  • présentez les officiers et les membres;

  • le grand chevalier ou le directeur des effectifs devrait expliquer les buts et la structure du conseil;

  • invitez l’agent d’assurance à parler des avantages offerts aux membres et à leurs épouses;

• Prévoyez ensuite une période de questions/réponses après avoir visionné la vidéo afin de faire connaître d’avantage l’Ordre et le conseil. Terminer la rencontre par un léger goûter.

• Assurez-vous que chaque recruteur hôte demande au candidat éventuel de se joindre à nos rangs et l’aide à remplir la Fiche de membre (formulaire 100F).