Pasos a tomar
Lo que se tiene que hacer para retener miembros
El crecimiento de Caballeros de Colón no depende solo del reclutamiento de nuevos miembros sino también en la retención de miembros actuales. Y aunque esta tarea de retención comienza el día en que el miembro se une a la Orden también hay que buscar la forma de retener a aquellos que han sido miembros por muchos años para mantenerlos entusiastas acerca de la Orden. A continuación te proporcionamos información que te ayudara en la tarea de retener miembros. También te proporcionamos al final de esta página un cuadro que contiene enlaces para tener acceso a más información que tu consejo puede emplear para retener sus miembros.
La tarea para retener miembros debe comenzar inmediatamente después que se le confirió el Primer Grado al nuevo miembro. Anima al nuevo miembro para que tome su Segundo y Tercer Grado lo más pronto posible. Organiza un “Comité de Bienvenida” compuesto de varios miembros del consejo con el objeto de proporcionarle al nuevo miembros y a su familia información sobre el consejo, mostrarles el lugar donde opera el consejo y contestar cualquier pregunta que puedan tener. Bríndela al nuevo miembro una gorra de “béisbol” o una camiseta con el emblema de la Orden y el número del Consejo. E miembro que patrocino al nuevo miembro se lo debe presentar al resto de los miembros del consejo para que se sienta como en su casa y para proporcionarle información concerniente a las fechas y horas de las reuniones y demás actividades del consejo. Organiza también medios de transporte para traer a las reuniones del consejo nuevos y antiguos miembros. Tan pronto se termina el Primer Grado, háblales a los nuevos miembros sobre el “Premio de la Armadura Brillante” para que se lo ganen y así aprendan más acerca de la Orden y estén más envueltos en ella.
Usa el”Cuestionario del Comité de Admisiones” (#391) para averiguar cuáles son las cosas que les interesan a los nuevos miembros. Al darle a un nuevo Caballero de Colón responsabilidades mientras se le asigna a los comités de programas le dará la impresión de que juega un papel importante en el consejo. Usa el formulario “Encuesta para determinar lo que le interesa al nuevo miembro” (#1842) y ver a que programas los miembros del consejo se quieren dedicar. La encuesta le proporciona a los miembros la oportunidad de indicar cuales son sus preferencias: (1) cuando se trata de ser asignados a los diferentes comités, y (2) las áreas que encuentran más interesantes, con más desafíos y con más promesa. Tambien se proporciona un espacio en el formulario en donde los miembros pueden expresar sus comentarios sobre las formas mediante las cuales se pueden mejorar los programas actuales. Aprovecha esta oportunidad para pedirles una lista de los programas que creen el consejo debería patrocinar.
Organiza un comité de retención para explorar los razones por las cuáles los Caballeros de Colón se convierten en miembros inactivos y pierden su membresía. Este comité esta a cargo de planear los programas y para mantener las membresía del consejo y anticipar y resolver problemas que pueden resultar en la suspensión de miembros. El diputado gran caballero deber ser nombrado al cargo de presidente del comité y su comité debe estar compuesto de los síndicos del consejo. Una vez que los problemas se han identificado, el comité debe trabajar con los funcionarios del consejo para resolverlos.
El secretario financiero debe darle al comité de retención una lista de aquellos miembros que están en peligro de ser suspendidos. Ponte en contacto con estos miembros y conversar con ellos acerca de las razones por las cuáles son ahora inactivos. Anímelos para que vuelvan a participar y se conviertan en miembros activos. Además, el secretario financiero está en condiciones de proporcionar una lista de todos los miembros suspendidos. Ponte en contacto con pasados Caballeros de Colón que todavía cumplen con los requisitos de la Orden para que reanuden su membresía.
Tus reuniones de consejos deben ser interesantes y pertinentes. Si un miembro se pregunta ¿Por qué estoy aquí? entonces algo no marcha bien. Comienza tus reuniones a tiempo y mantén las conversaciones y comentarios en ella dentro de los límites apropiados. El gran caballero debe referir a los varios comités todos los asuntos que no se consideran esenciales. Ten las reuniones en el día más conveniente para la mayoría de los miembros. Deja que los miembros expresen sus opiniones con orden y mantén las reuniones francas y amenas.
El folleto “Las responsabilidades del gran caballero” (#1937) explica en detalle la mejor forma de dirigir una reunión. Los grandes caballeros deben también estar al tanto del procedimiento parlamentario.
Anima el libre intercambio de ideas sobre los programas del consejo durante las reuniones de negocios del consejo, pero asegúrate que el consejo mantiene su foco en los temas que se están discutiendo. Haz todo lo posible para concluir la porción de los negocios de la reunión dentro de una hora.
Otra forma de ayudar a retener los miembros es mediante el toque personal. Hazle saber al miembro, la primera vez que deja de asistir a una reunión o a un evento, que se le extraña, Envíale la tarjeta con el mensaje: “Te extrañamos durante la reunión”. Llámalo por teléfono o escríbele una nota personal cuando envías el aviso sobre la próxima reunión.
Una forma de manifestar falta de interés en los asuntos de la Orden de parte de miembros que eran activos, es una marcada ausencia y falta de participación en los diversos comités. Aunque estos miembros tengan razones validas para dedicarle menos tiempo a la Orden, no los descarten. Trata a estos miembros con tacto y consideración. Haz que estos miembros sientan que se les valora y se les aprecia pidiéndoles que participen en actividades que “solo ellos las pueden hacer” y en las cuáles su experiencia no tiene precio. Pídeles que te den una pequeña porción de tiempo para un proyecto determinado y explícales que su contribución es de suma importancia. Dales las gracias. Ríndeles honores a estos miembros mediante un almuerzo, una ceremonia, un premio o un certificado de reconocimiento de los anos de servicio.
Emplea tarjetas postales y avisos para mantener a los miembros al día sobre información que es importante y vital para la operación exitosa de tu consejo. Ponte en contacto con la oficina de correos local para averiguar cual seria el costo para el consejo el proporcionar este servicio para sus miembros.
Examina el programa actual de actividades para determinar si se están empleando los recursos y los miembros del consejo de la mejor forma posible. ¿Expresan los miembros interés en estos programas? ¿Participa en ellos la mayoría de los miembros? ¿Que tipo de imagen del consejo se proyecta a la comunidad a través de estos programas? ¿Se considera que estos programas se conducen con franqueza y son los suficientemente diversificados para que atraigan a todos los miembros del consejo?
Si tu consejo ha perdido Caballeros de Colón valiosos, organiza una campaña para que regresen. Prepara una lista de miembros activos buenos para hablar por teléfono que viven en todos los lugares geográficos de tu consejo y proporciónales a cada uno de ellos una lista con los nombres de los miembros inactivos en su vecindad y que contiene los detalles sobre cuando se hicieron miembros de la Orden, de los comités de los cuáles formaron parte y de lo que cada uno de ellos hizo por la organización. Agrégale a la lista cualquier información personal que consideres pertinente y que está disponible en tus archivos. Esta información será muy útil para empezar una conversación. Proporcionales a estos miembros información actualizada sobre la organización, incluyendo las actividades actuales, los futuros planes, una cantidad de publicaciones actuales de Caballeros de Colón, y Formularios de Membresía (#100).
Recluta a los ex -miembros inactivos de la misma forma que habrías de reclutar nuevos candidatos. “Véndeles” la organización a los ex -miembros. Pregúntales que fue lo que más les gustó de su participación pasada. Mantén las preguntas en un tono positivo. Pon énfasis en los aspectos de la organización que el miembro habrá de extrañar más si deja de ser miembro.
Mediante los esfuerzos que se hacen para reclutar nuevos miembros y conservar los miembros actuales ayudamos a mantener el crecimiento sólido de la Orden.
Examina los programas actuales, organízate, pon tu programa en acción y síguelo. Emplea las opciones de “enlace” que se te proporcionan a continuación para ver en la página Web cada una de las categorías, y la opción “PDF” que abre el archivo PDF para que lo imprimas y lo repartas entre todos los miembros de tu consejo.
Materiales adicionales
Materiales que apoyan el esfuerzo para retener miembros
Para asistir a tu consejo en sus esfuerzos para retener miembros, el Consejo Supremo ofrece una variedad de materiales apropiados para tu uso. Estos artículos se ofrecen gratis, (a menos que se establezca lo contrario), cuando se piden en cantidades razonables. Examina la lista que se proporciona a continuación para determinar cuales son los materiales que te serán de mayor ayuda en tus planes de retención y envía tu orden.
Materiales Impresos
Para solicitar los siguientes materiales, favor de enviar su pedido a través de Suministros en Línea, el portal de pedidos de suministros está disponible en Funcionarios en Línea.
| Titulo | Numero |
| Cuestionario del Comité de Admisiones | 391 S |
| Tarjeta de cumpleaños (.25 cada una con sobre) | 757 S |
| Certificado de asistencia perfecta (.25 cada uno) | 809 S |
| Certificado de los donadores de vida (.25 cada uno) | 1444 S |
| Certificado, Resolución de Pésame (.25 cada uno) | 1450 S |
| Certificado de Membresía Honoraria por Vida (.25 cada uno) | 1458 S |
| Certificado del Caballero del Mes (.25 cada uno) | 1476 S |
| Tarjeta de Bienestar (.25 cada una con sobre) | 1483 S |
| Tarjeta de Aniversario (.25 cada una con sobre) | 1484 S |
| Certificado Caballero de Colon del Ano (.25 cada uno) | 1545 S |
| Encuesta sobre cosas de interés para los miembros | 1842 S |
| Tarjeta de pésame (.25 cada una) | 1932 S |
| Folleto sobre las responsabilidades del Gran Caballero | 1937 S |
| Tarjeta de agradecimiento (.25 cada una con sobre) | 2010 S |
| Tarjeta de felicitaciones (.25 cada una con sobre) | 2087 S |
| Folleto sobre los certificados de Caballeros de Colón | 2640 S |
| Certificado genérico de Caballeros de Colón (.25 cada uno) | 2898 S |
| Servicio Conmemorativo, Caballeros de Colón ($1 por Folleto. Limite de 2 por pedido) |
2942 S |
| “Mensaje para Caballeros de Colón que quieren mas” Folleto del Cuarto Grado |
4135 S |
| Tarjetas de Calificación para la Armadura Brillante | 4292 S |
| Certificados de reconocimiento de la Armadura Brillante | 4293 S |
| Folleto “Presentación sobre el Cuarto Grado” | 4544 S |
