Privilegio de servir – Reclutar y organizar voluntarios

“No solamente debo dar a los demás algo mío, sino a mí mismo; he de ser parte del don como persona”, escribió el Papa Benedicto XVI en Deus Caritas Est, su encíclica sobre la caridad. Su afirmación refleja el núcleo del trabajo caritativo de Caballeros de Colón, el don de nosotros mismos a través del servicio voluntario.

Ya sea que su consejo realice campañas de colecta de alimentos, trabaje con veteranos incapacitados, recolecte ropa para las familias necesitadas o cualquier otra actividad benéfica, la clave del éxito está en la movilización de voluntarios tanto entre los miembros de su consejo y sus familias como entre otros grupos y gente de la comunidad.

A continuación encontrará algunos aspectos a considerar cuando se recluten voluntarios, así como algunas estrategias para cuando pida a la gente que invierta su tiempo:

• Nombre a un coordinador voluntario del consejo que lleve una lista de las personas que deseen ser voluntarias para actividades y para trabajar con el presidente del programa, asegurándose de que toda actividad cuente con suficiente personal voluntario.

• Cuando haga la lista de voluntarios potenciales empiece con los miembros de su consejo y sus familias. Póngase en contacto con todos los miembros del registro del consejo (incluso con aquellos que por algún tiempo no hayan asistido a reuniones o eventos) y pregúnteles si les interesa ayudar en las actividades del consejo a lo largo del año. Asegúrese de mencionar que no se trata de un compromiso de participar como voluntario en todos los eventos, sino más bien de una oportunidad de ser incluido en el grupo de voluntarios del consejo. Cada miembro decidirá en qué eventos desea participar. Asimismo, si el miembro desea ser incluido en la base de datos, pregúntele si otros miembros de su familia estarían interesados en participar como voluntarios y que también se incluya su nombre en la lista.

• Una vez que tenga una buena organización de los Caballeros y sus familias para su grupo de voluntarios, empiece a buscar otros grupos para aumentar su número de voluntarios. Recuerde que el aspecto más importante de reclutar voluntarios es pedirles que participen de manera cordial. Algunos grupos que puede considerar son los siguientes:

  • Miembros de la parroquia que conocen a miembros de su consejo y lo que hacen.

  • Amigos y familiares de los miembros del consejo.

  • Miembros de otros grupos en la parroquia (diversas asociaciones profesionales y grupos de servicio).

  • Los padres de los niños que asisten a la escuela de la parroquia o a la escuela parroquial vecina.

  • Miembros de otras iglesias, sinagogas y mezquitas de la comunidad.

  • Estudiantes de escuelas de educación media tanto pública como parroquial. (Ponerse en contacto con estos grupos puede ser muy productivo debido a la energía de su juventud así como debido a que muchas escuelas de educación media solicitan a los estudiantes cierto número de horas de servicio voluntario como requisito para graduarse).

  • Estudiantes universitarios (especialmente en los campus que cuentan con un consejo universitario de Caballeros de Colón) también son voluntarios viables.

• Para completar su grupo voluntario cuando lo necesite, coloque un “Anuncio para Voluntarios” en su consejo, parroquia y publicaciones comunitarias al menos un mes antes del evento. Coloque un anuncio sencillo incluyendo el tipo de evento (por ejemplo, una colecta de alimentos, ropa usada, ayuda para pintar una casa para personas de la tercera edad), fecha, hora, tipo de trabajo que se realizará y todo material o herramienta que los voluntarios tengan que llevar con ellos. También incluya la información de contacto (teléfono y/o e-mail) con su coordinador de voluntarios o el presidente de programa.

• Cuando le pida a un participante que forme parte de su lista de voluntarios, asegúrese de mencionar que el compromiso es el que el participante desee tener. Un voluntario puede comprometerse para dos o tres proyectos (o más) a lo largo del año, o simplemente para comprar una lata extra una vez a la semana para las colectas de alimentos del consejo.

• Establezca un programa de eventos que su consejo patrocinará durante el año y empiece a reclutar gente a partir de su grupo voluntario para trabajar en ellos. Coloque en su boletín de noticias o boletín de la parroquia un documento en Word o en Excel, o bien un calendario, para indicar fecha, hora y las personas programadas para trabajar en el evento. Envíe esta información a su grupo voluntario para que puedan agendar sus compromisos. La semana anterior al evento, comuníquese por teléfono o e-mail con los voluntarios que trabajarán en el evento para confirmar que podrán asistir.

• Cuando programe a alguien para ayudar en un evento, asegúrese de que tenga un trabajo específico. Nada desilusiona más a los voluntarios que comprometerse y no tener nada que hacer.

• Tómese siempre un momento para agradecer a sus dedicados voluntarios. Una forma de hacerlo es manteniendo un sistema de puntuación para los voluntarios frecuentes. Así como los puntos de millaje del viajero frecuente, su consejo puede dar a los voluntarios determinados puntos por hora (cinco horas, diez horas, de cualquier trabajo para el consejo) dedicada al consejo. Estos puntos pueden canjearse por artículos como:

  • Entradas a funciones sociales del consejo.

  • Playeras, sombreros, etc. del consejo.

  • Materiales de Caballeros de Colón

  • Certificados de regalo para restaurantes o tiendas.

  • Todo lo demás que se le pueda ocurrir.

• Junto con los puntos de voluntario frecuente, asegúrese de reconocer a sus mejores voluntarios colocando sus nombres en el boletín de noticias del consejo y de premiarlos con certificados que puede obtener en la oficina del Consejo Supremo. Consulte la lista de certificados en el folleto de Certificados de Caballeros de Colón (# 2640).