Plan d’action
Stratégies de maintien des membres
La croissance des Chevaliers de Colomb dépend non seulement du recrutement des nouveaux membres, mais aussi du maintien des membres actuels. Les efforts de maintien des membres commencent dès que ceux-ci sont admis dans l’Ordre, et se poursuivent sans cesse pour que les membres de longue date demeurent et conservent leur enthousiasme des premiers moments. Ci-dessous,vous trouverez des renseignements sur la manière d’entreprendre vos efforts de maintien des membres. Puis, en bas de cette page vous trouverez des liens pour obtenir d’autresrenseignements auxquels votre conseil peut recourir pour assurer le maintien de ses membres.
Les efforts de maintien des membres doivent commencer dès que chaque nouveau membre a été initié au premier degré, l’incitant à passer aux deuxième et troisième degrés dès que possible. Il est nécessaire de mettre sur pied un « comité d’accueil » formé de plusieurs membres du conseil pour renseigner le nouveau membre et sa famille sur le fonctionnement du conseil. Pour ce faire, organiser une visite guidée des lieux et en profiter pour répondre à leurs questions. Vous pouvez offrir une casquette ou un T-shirt portant l’emblème de l’Ordre et le numéro du conseil. Le parrain du nouveau membre devrait présenter celui-ci aux autres, le mettre à l’aise et l’informer des dates et heures des réunions et des activités du conseil. Les jours de réunions, il est bon d’organiser le covoiturage des nouveaux membres (et aussi des moins nouveaux…). Enfin, aussitôt obtenu le premier degré, inciter les nouveaux membres à parfaire leurs connaissances de l’Ordre et à s’engager dans les activités dans les activités du conseil et ainsi mériter le «Prix du bouclier d’argent ».
Utiliser le Questionnaire du comité d’admission (391F) pour découvrir les champs d’intérêt des nouveaux membres. En confiant des responsabilités aux nouveaux Chevaliers et en les nommant membres des comités d’activités, vous leur manifestez qu’ils comptent aux yeux du conseil. Utiliser le Sondage sur les centres d’intérêt du membre (1842F) afin de repérer les programmes qui pourraient intéresser les nouveaux membres. Le sondage permet aux membres de faire connaître leurs préférences quant aux comités de leurs choix, ainsi que le genre d’activités qu’ils trouvent stimulantes, prometteuses ou qui présentent un défi. Le questionnaire permet aussi aux membres de suggérer des moyens d’améliorer les programmes existants ou de donner leur avis sur de nouveaux programmesque le conseil aurait avantage à entreprendre.
Mettre sur pied un comité du maintien qui examinera les raisons pour lesquelles les Chevaliers deviennent inactifs et laissent tomber leur adhésion. Il revient à ce comité de planifier des activités pour maintenir le nombre de membres du conseil, et de prévoir et de résoudre les problèmes qui mènent aux suspensions des membres.La présidence de ce comité revient au député grand Chevalier et devrait être formé des syndics du conseil. Une fois les problèmes découverts, le comité devrait collaborer avec les administrateurs du conseil dans la recherche des solutions.
Le secrétaire financier devrait apporter au comité du maintien des membres la liste des membres qui risquent d’être suspendus. Il faudra communiquer avec ceux-ci et s’informer des motifs de leur inactivité, et les inciter à redevenir actifs. Le secrétaire financier est également en mesure de fournir la liste des membres suspendus.Il faudra rencontrer les Chevaliers toujours admissibles et leur demander de réintégrer l’Ordre.
Toujours rendre les réunions du conseil intéressantes et pertinentes. Si certains membres se demandent: « Qu’est-ce que je fais ici? », il y a quelque chose qui ne va pas. Ouvrir les réunions à l’heure et faites en sorte que discussions, remarques, etc., soient bien organisées. Le grand Chevalier devrait reporter les questions secondaires aux comités concernés. Fixer vos réunions à des soirs qui conviennent à la plupart des membres. Permettre que tous les membres puissent s’exprimer dans l’ordre et faire en sorte que les réunions soient ouvertes et détendues.
Le dépliant intitulé Responsabilités du grand Chevalier (1937) donne les directives à suivre dans la tenue d’une réunion de conseil. À cet égard, les grands Chevaliers devraient se familiariser avec la procédure parlementaire.
Encourager le libre échange d’idées concernant les programmes et les affaires courantes du conseil au cours des réunions, tout en prenant soin que le conseil reste centré sur les questions discutées. Autant que possible, régler la partie affaires de la réunion en moins d’une heure.Le suivi personnel accordé à chaque membre constitue également une bonne façon d’assurer le maintien des membres.
Dès qu’un membre manque à une première réunion ou une activité, informez-le qu’il a manqué aux autres également. Envoyez-lui une note lui rappelant que « Tu nous as manqué à la réunion. » Lui téléphoner ou ajouter un mot au bas de l’avis de la réunion suivante.
Toute diminution importante de participation aux réunions et d’engagement au sein des comités parmi les membres actifs est signe qu’on s’y intéresse moins. Bien que ces membres puissent avoir des motifs indéniables de diminuer les temps qu’il consacre au conseil, ne perdez pas espoir, en le traitant avec tact et déférence. Faire en sorte que les membres absents se sentent valorisés et indispensables en leur proposant d’entreprendre une tâche « qu’eux seuls peuvent accomplir », pour laquelle leur expérience compte vraiment. Proposez-leur d’accorder un peu de leur temps à une activité en particulier, en leur expliquant l’importance de leur participation. Prendre le temps de remercier les membres de leur participation. Rendre hommage aux membres en leur offrant un lunch, une cérémonie, un prix ou un certificat de reconnaissance marquant leurs années d’engagement et de service.
En ayant recours à des cartes et à des annonces postales, vous pouvez tenir les membres au courant de nouvelles vitales reliées à la bonne marche de votre conseil. Informez-vous auprès du bureau de poste local pour connaître combien il en coûterait d’avoir recours à leurs services.
Examiner vos activités et vos programmes actuels pour évaluer à quel point sont vraiment utilisés vos membres et vos autres ressources. Les membres manifestent-ils de l’intérêt pour ces programmes? La majorité des membres participe-t-elle? Quelle image les activités de votre conseil projettent-elles auprès du public? Ces programmes semblent-ils suffisamment pertinents, authentiques et diversifiés pour attirer tous les membres du conseil?
Si votre conseil a perdu des Chevaliers compétents, organiser une campagne de récupération de ces membres. Dans tous les quartiers ou les secteurs couverts par votre conseil, faites appel à quelques membres actifs qui possèdent des talents pour la conversation téléphonique. Remettre à chaque bénévole une liste de membres démissionnaires en leur fournissant la date de leur entrée dans l’Ordre, les noms de comités auxquels chacun a participé et des services qu’il a rendus à l’organisme. Ajouter à la liste tout autre renseignement personnel que contiennent vos dossiers. Ces informations servent de point de départ efficace pour entreprendre une conversation. Remettre également aux bénévoles des renseignements à jour concernant l’Ordre, y compris des activités en cours, les projets pour l’avenir et remettre aux membres les dernières publications des Chevaliers et un Document — fiche de membre 100.
Le recrutement des membres démissionnaires se fait de la même manière que celui des membres éventuels: il faut leur « vendre » l’Ordre. Demandez-leur ce qu’ils ont aimé le mieux durant leur appartenance antérieure. Faites-leur relever les aspects positifs. Mettre l’accent sur les aspects de l’Ordre qui manquent davantage aux membres depuis qu’ils ont abandonné.
Par nos efforts de maintien des membres actuels et en recrutant de nouveaux membres, nous aidons l’Ordre à rester fort et à progresser.
Réviser les programmes énumérés ci-dessus, prendre les mesures nécessaires pour les mettre sur pied, concrétiser le programme et donnez-lui suite. Avoir recours à l’option « lien » ci-dessous pour afficher la page Internet de chaque catégorie, et l’option « PDF » pour ouvrir ce fichier que vous pouvez imprimer et distribuer aux membres de votre conseil.
Documents d’accompagnement
Pour aider votre conseil dans le maintien des membres, le Conseil suprême dispose d’une diversité de documents conçus pour cet effort. Ces articles sont disponibles sans frais (à moins d’indication contraire), à condition que la quantité commandée soit raisonnable. Considérer la liste ci-dessous afin de déterminer lesquels vous conviendraient le mieux pour votre projet de maintien et passer votre commande.
Documents imprimés
Pour commander les matériaux suivants, veuillez passer votre commande par le biais de Fournitures en ligne, portail de commande des fournitures disponible sur Officiers en ligne.
| Titre du document ou de l’article | Repère |
| La carte de membre à vie (disponible au Service des dossiers de membres) | ND |
| Questionnaire du comité d’admission | 391 F |
| Joyeux anniversaire (0,25 $ pièce, avec enveloppe) | 757 F |
| Certificat pour assiduité exemplaire (0,25 pièce) | 809 F |
| Certificat don de vie (0,25 pièce) | 1444 F |
| Résolutions de condoléances (0,25 pièce) | 1450 F |
| Certificat de membre à vie (0,25 pièce) | 1458 F |
| Certificat du Chevalier du mois (0,25 pièce) | 1476 F |
| Bon rétablissement (0,25 $ pièce) | 1483 F |
| A votre anniversaire de mariage (0,25 pièce $ avec enveloppe) | 1484 F |
| Certificat du Chevalier de l’année (0,25 pièce) | 1545 F |
| Sondage des centres d’intérêt des membres | 1842 F |
| Cartes de condoléances (0,25 $, avec enveloppe) | 1932 F |
| Responsabilités du grand Chevalier (dépliant) | 1937 F |
| Merci (0,25 $, avec enveloppe) | 2010 F |
| Carte de félicitations (0,25 $, avec enveloppe) | 2087 F |
| Certificats des Chevaliers de Colomb (dépliant) | 2640 F |
| Service commémoratif des Chevaliers de Colomb (1 $ pièce, limite: 2 par commande | 2942 F |
| « Sire Chevalier », c’est plus qu’un titre, c’est un honneur (dépliant 4e degré) | 4135 F |
| Bouclier d’argent: fiches de qualification | 4292 F |
| Bouclier d’argent: Certificats | 4293 F |
| Bouclier d’argent: épinglettes (3 $ pièce) | 1700 F |
| Introduction au Quatrième Degré: dépliant | 4544 F |
