Le privilège de servir – recruter et organiser les bénévoles

« Je dois donner aux autres non seulement quelque chose de moi, mais moi-même, je dois être présent dans le don en tant que personne. » Ainsi écrivait le pape Benoît XVI dans son encyclique Deus Caritas est, sur la charité. Son énoncé transmet le cœur de toute œuvre de charité des Chevaliers de Colomb, le don de nous-mêmes par la voie du bénévolat.

Que votre conseil organise des cueillettes de nourriture, qu’il s’occupe d’anciens combattants handicapés, distribue des vêtements à des familles dans le besoin, ou s’adonne à d’autres activités caritatives, la clé du succès de telles entreprises se trouve dans la mobilisation de bénévoles tant chez les membres de votre conseil et leurs familles que parmi les groupes et les individus au sein de la communauté.

Voici quelques démarches à considérer quand vient le moment de recruter des bénévoles et des stratégies à poursuivre quand il s’agit de demander aux gens de donner de leur temps.

• Nommer un coordonnateur de bénévoles de votre conseil, lui demandant de conserver une listes de personnes intéressées à participer dans des activités de bénévolat et à collaborer avec les responsables des programmes pour assurer qu’il y a suffisamment de bénévoles dans chacune des activités.

• Dresser d’abord la liste de bénévoles parmi les membres de votre conseil et leurs familles. Contacter chacun des membres inscrits sur la liste officielle (même ceux qui n’auraient participé à aucune réunion ou activité depuis un bon moment), et demander s’il ne souhaiterait pas donner un coup de main dans l’une ou l’autre des activités de l’année courante. Ne pas oublier de mentionner qu’il ne s’agit pas de s’engager comme bénévole dans chacune des activités, mais d’une occasion d’être placé sur la liste des bénévoles éventuels du conseil. Il revient à chaque membre de choisir les activités auxquelles il désire participer. Également, si le membre souhaite voir ajouter son nom sur la liste générale des bénévoles, ainsi que ceux des membres de sa famille, ne pas hésiter à le faire.

• Une fois obtenue dans votre registre une bonne base de bénévoles parmi les Chevaliers et leurs familles, commencer à rechercher d’autres groupes de bénévoles éventuels afin d’augmenter votre nombre. Il faut toujours se rappeler que l’aspect le plus important du recrutement de bénévoles demeure dans la manière accueillante de leur demander de s’engager. Voici quelques groupes à qui s’adresser :

  • Paroissiens et paroissiennes qui connaissent bien votre conseil et leurs œuvres;

  • Parents et ami(e)s des membres;

  • Membres d’autres groupements paroissiaux (jeunes, membres de divers comités);

  • Parents d’enfants fréquentant des écoles (catholiques ou autres) sur le territoire de la paroisse;

  • Membres d’autres églises, de synagogues ou de mosquées de votre communauté;

  • Élèves d’écoles secondaires publiques ou catholiques. (Il serait peut-être fort utile de contacter ce groupe, étant donné leur énergie de jeunesse et aussi parce que plusieurs écoles secondaires exigent de leurs élèves un certain nombre d’heures de bénévolat pour obtenir leur diplôme.)

  • Collégiens/collégiennes et universitaires (surtout là où se trouve un conseil universitaire de Chevaliers de Colomb) font aussi de bons candidats.

• En complément à votre registre de bénévoles, s’il y a lieu, lancer un « appel aux bénévoles » dans les publications de votre conseil, de la paroisse et de la communauté, en mentionnant des types d’activité dont il s’agit: campagne d’aliments ou de vêtements; de l’aide pour rénover un foyer de personnes âgées, sans oublier la date, l’heure, le genre de travail à faire, ainsi que les matériaux et outils que les bénévoles devraient apporter. Aussi, ne pas oublier le nom et les coordonnées (téléphone et courriel) du coordonnateur ou coordonnatrice du programme.

• En demandant à un bénévole éventuel de donner son nom comme bénévole, bien mentionner que c’est lui ou elle qui décide de son engagement. Un engagement de bénévole peut consister à collaborer à deux ou trois activités (ou davantage) en cours d’année, ou simplement à acheter une boîte de nourriture une fois par semaine en vue des campagnes d’aliments.

• Organiser un horaire d’activités que votre conseil parrainera en cours d’année, et à partir de votre registre de bénévoles, commencer à recruter des collaborateurs à ces diverses activités. Créer un fichier Excel ou un document Word dans lequel vous consigner le calendrier des activités et les noms des gens qui se sont portés bénévoles pour chacune d’elles ou encore, publier ces renseignements dans le bulletin de votre conseil ou le bulletin paroissial. Classer ces données dans votre registre de bénévoles afin de vous tenir au courant des engagements obtenus. La semaine précédant l’activité, téléphoner ou envoyer un courriel aux bénévoles qui y collaboreront pour confirmer leur participation.

• S’assurer que toute personne qui participe à une activité sera nommée à une tâche précise. Rien ne déçoit davantage les bénévoles que de n’avoir rien à faire quand ils se présentent pour collaborer.

• Toujours prendre la peine de remercier vos généreux bénévoles. Par exemple, mettre en place un « programme pour bénévoles assidus ». Comme les points accumulés en participant aux programmes pour voyageurs assidus, offrir des points « pour bénévoles assidus » selon le nombre d’heures fourni par participation lors de vos activités de conseil. Les points accumulés pourraient être échangés contre certains articles, par exemple:

  • Billets pour certaines activités sociales du conseil;

  • T-shirts, casquettes, du conseil, etc.

  • Matériaux des Chevaliers de Colomb

  • Primes offertes par les restaurants ou les commerces;

  • Et tout autre moyen imaginable.

• Aussi bien que les points de « bénévoles assidus » ne pas oublier de reconnaître vos grands bénévoles en faisant paraître leurs noms dans le bulletin du conseil et en leur remettant un des certificats de reconnaissance qu’on peut obtenir en s’adressant au secrétariat du Conseil suprême. Cf. le dépliant « Les certificats des Chevaliers de Colomb » (2640 F).